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所有的企业和会计人注意了,发票报销入账又变了!即日起,费用报销不能只附一张发票哦!
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文件明确,增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点范围扩大,2021年10月底前完成试点工作!
这意味着,很快就会全国普及,届时将给发票的报销入账带来巨大变化!在这里我们给会计和企业3个提醒:
提醒1:
使用电子会计凭证进行报销入账归档时应同时具备的条件:
1.接收的电子会计凭证经查验合法、真实
2.电子会计凭证的传输、存储安全、可靠
3.对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现
4.使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据
5.能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务
6.能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据
7.设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账
8.电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部国家档案局令第79号)等要求
注∶除法律和行政法规另有规定外,同时满足上述条件的,单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档。
提醒2:
如果以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。即需要电子会计凭证+纸质打印件。
提醒3:
如果会计拍照、截图、扫描等报销入账,不能仅以电子副本文件报销入账归档, 还需要保留纸质会计凭证。
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费用报销不能只附一张发票
1、购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等产生的费用
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这7种情形的费用发票报销,直接退回!
一律不能给报销!
这是费用报销中最基本的常识知识。比如:小伙伴们去采购一批物料,按理应该取得商品购销发票,但最后到财务报销时使用的是接受服务的发票,自然不允许报销。还有被认定为虚开发票的风险!
附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和关联性。比如:报销物料采购款,后面的送货单仅写了物料一批和总金额,没有写明物料的用途、送货人和收货人也无签字。
财务人员在审核报销单时根据这些现有的单据并不能判断这笔采购业务是否真实发生、有无存在舞弊的风险。
在这里给大家总结一下:水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用专票报销,但吃饭的发票,员工交通费用发票,会所、KTV、酒吧、业务招待馈赠礼品,为员工福利发生的发票等使用普票报销即可。
符合条件但未按规定填写备注栏信息的增值税发票,将不能作为有效税收凭证哦!
发票备注栏填写时需要注意什么呢?
1.单用途卡和多用途卡
(1)单用途卡销售、充值与使用等环节发票开具,在备注栏注明“收到预付卡结算款”,不得开具增值税专用发票。
(2)多用途卡销售、充值与使用等环节发票开具,在备注栏注明“收到预付卡结算款”,不得开具增值税专用发票。
2.差额开票业务,在备注栏自动打印“差额征税”字样
纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时,通过新系统中差额征税开票功能,录入含税销售额(或含税评估额)和扣除额,系统自动计算税额和不含税金额。
3.保险机构代收车船税业务
备注栏中注明代收车船税税款信息
4.土地增值税发票扣除业务
备注栏注明建筑服务发生地县(市、区)名称及项目名称
5.货物运输业务
备注栏填写起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等,如果内容较多可另附清单
6.建筑服务业务
备注栏注明建筑服务发生地县(市、区)名称及项目名称
7.出租不动产
备注栏注明不动产的详细地址
8.销售不动产
备注栏注明不动产的详细地址
9.外贸综合服务企业将代办退税专用发票
备注栏内注明“代办退税专用”,代办退税专用发票不得作为外贸综合服务企业的增值税扣税凭证,作为综服企业代办退税的凭证。
如部门负责人没有签字或财务负责人没有签字。
要求:费用报销单或差费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人均要签字,分公司当地没有财务的,兼职财务人员在财务负责人处签字,部门负责人为分公司经理。
财务部应制定规范流程要求,详细说明报销单填写、粘贴要求。对于填写或粘贴不符合要求的,一律退回。
(1)取得发票上没有加盖销售方发票章。
要求:发票上要盖有销售方发票专用章,并且与销售方名称一致,否则不得报销。
(2)取得收据上没有加盖销售方财务章。
要求:收据上要求盖有销售方财务章,没有财务章不得报销。
(3)出差日期和行程不同,报销的手撕非机打车票连号或同一号段报销。
要求:出差日期和行程不同,报销的手撕非机打车票不得连号或同一号段报销。
(4)报销的手撕非机打车票上没有国税监制章,或虽有国税监制章,但是没有防伪识别码或水印。
要求:手撕非机打车票要印有国税监制章,并且有防伪识别码或水印。